Vanaf 1 januari 2026 zijn gestructureerde elektronische facturen verplicht voor B2B-transacties tussen Belgische ondernemingen. Het wettelijk kader is de wet van 6 februari 2024 tot wijziging van het BTW-Wetboek, uitgevoerd door het KB van 14 juli 2025. PDF-facturen blijven toegestaan voor B2C en grensoverschrijdende leveringen, maar voor B2B in België wordt UBL 2.1 / BIS 3.0 via PEPPOL de norm. Niet-naleving leidt tot boete en weigering van de BTW-aftrek door de afnemer.
Belgische BTW-plichtige ondernemingen moeten voor B2B-leveringen aan andere Belgische BTW-plichtigen een gestructureerde e-factuur uitsturen volgens de Europese norm EN 16931. Het accepteren van zulke facturen wordt eveneens verplicht. PDF en papier blijven toegestaan in andere richtingen (B2C, intracommunautair, niet-belastingplichtige ontvanger), maar het uitwisselingsformaat voor binnenlandse B2B is UBL 2.1 verpakt in BIS 3.0, getransporteerd via het PEPPOL-netwerk.
BIS staat voor 'Business Interoperability Specification' - de Europese facturatienorm die voorschrijft welke velden, codetabellen en validatieregels een gestructureerde factuur moet bevatten om interoperabel te zijn tussen ERP- en boekhoudsystemen. BIS 3.0 is de huidige versie, gebaseerd op CEN EN 16931. UBL 2.1 is het XML-formaat waarin BIS 3.0 wordt verzonden. PEPPOL is het transportnetwerk dat zorgt dat een verzender bij elke ontvanger uitkomt zonder bilaterale integraties.
Een onderneming sluit niet rechtstreeks aan op PEPPOL maar via een Access Point - een gecertificeerde dienstverlener. Boekhoudsoftware bevat het Access Point doorgaans als functie; de ondernemer registreert zijn KBO-nummer in het PEPPOL-directory zodat afnemers facturen kunnen routeren. Aansluiting via een goed-geconfigureerd Access Point kost typisch een werkdag bij een nieuwe klant; bestaande Octopus-, Yuki- en Billit-gebruikers zijn al verbonden.
Taxmo genereert UBL 2.1 / BIS 3.0 op elke uitgaande factuur. De factuur-engine valideert de BIS 3.0-velden vóór verzending - ontbrekende UBL-elementen blokkeren de verzending in plaats van te resulteren in een afgekeurd bericht aan de andere kant. Voor inkomende e-facturen is een PEPPOL/UBL-inbox inbegrepen waarin u zelf uploadt voor categorisering en koppeling aan de juiste klant en boekjaar; automatische ontvangst via het netwerk is in voorbereiding. Voor klanten zonder PEPPOL-aansluiting genereert Taxmo een PDF-fallback met dezelfde data.